Gestión del flujo de caja

¿Puedo pagar mis cuentas?

Por:  Dr. William R. Osgood

Caja - el activo más preciado de la organización. Controle su caja antes de que ella lo controle a usted.

La gestión del flujo de caja es un problema para casi cualquier firma, ya sea grande o pequeña. El peor síntoma del problema: la empresa se queda sin dinero en efectivo. Ver a una empresa tropezar, quedarse sin efectivo, incluso aunque obtenga grandes ventas y ganancias, es doloroso. Pero por muy doloroso que sea, ese hecho constituye la causa común y reiterada del fracaso de empresas.

Las pequeñas empresas son especialmente vulnerables a los problemas de flujo de caja, ya que frecuentemente operan con reservas de efectivo inapropiadas, o ninguna reserva en absoluto, y, peor aún, tienden a ignorar las implicancias de un flujo de caja negativo hasta que es demasiado tarde. No obstante, incluso en las organizaciones más grandes, el presupuesto de la unidad departamental o unidad de negocios estratégica (SBU) a menudo también es rígido - si usted excede su presupuesto de gastos se queda fuera del negocio.

Para los fines de financiación, las proyecciones de flujo de caja generalmente son el aspecto más importante del plan de negocios. Los banqueros y otros intermediarios de financiación externos casi siempre solicitarán un análisis de flujo de caja antes que cualquier otra declaración financiera, debido a que esto mostrará cómo se pagará el préstamo. En las compañías más grandes, el presupuesto de caja para un nuevo proyecto o para la expansión es fundamental a la hora de tomar la decisión general de destinar fondos y avanzar.

¿Por qué es tan importante el flujo de caja? Si los ingresos de dinero en efectivo superan a las salidas, la empresa puede continuar con sus operaciones. Si las salidas de dinero en efectivo son superiores a los ingresos, la empresa SE QUEDA SIN DINERO EN EFECTIVO y se paraliza. Incluso en el caso de que el desequilibrio se produzca durante un período de tiempo breve, puede ocasionar un desastre.

En su forma más simple, el flujo de caja se refiere a los flujos de dinero en efectivo, literalmente , hacia dentro y fuera de la empresa. Piénselo en términos de dinero en efectivo real, billetes de dólares, entrando y saliendo de la empresa, y luego identifique sus fuentes y usos. Esto constituye el análisis de flujo de caja.

La ASIGNACIóN DE LOS TIEMPOS y el flujo de caja son inseparables. Los pagos a los proveedores se esperan generalmente incluso antes de que los clientes de la empresa salden sus cuentas. Como resultado, es muy probable que las operaciones comerciales tengan un flujo de caja negativo cuando crezcan significativamente. Los períodos de cambio siempre se reflejan en un flujo de caja alterado. Si los niveles de ventas caen, el flujo de caja se desacelera. Curiosamente, si las ventas se incrementan, el flujo de caja podría detenerse completamente o incluso volverse negativo (más salidas que ingresos). Piense en el impacto de las ventas a crédito sobre el flujo de caja, por ejemplo. Los eventos únicos, tales como cambios en la población o los cambios en la competencia podrían desencadenar ese tipo de consecuencias. Más comúnmente, las fluctuaciones estacionales de la empresa también podrían plantear problemas de flujo de caja cuando una acumulación de inventarios debe preceder al ciclo de ventas (como sucede con una empresa de venta de juguetes antes de las fiestas navideñas).

Sea cual fuere la causa, el mensaje subyacente es simple: si usted se queda sin dinero en efectivo, la empresa se encuentra en problemas. Incluso aunque fuese posible recaudar más dinero a través de otras fuentes, tarde o temprano la sincronización de las entradas de dinero en efectivo debe coincidir con la de las salidas para que la empresa pueda sobrevivir.

¿Cómo mantener el flujo de caja bajo control? No es sencillo. Algunas empresas nunca logran controlar el flujo de caja. Estas empresas siempre están en problemas, se encuentran crónicamente en situación de sobregiro, presentan demoras en lo que respecta al pago de facturas y eventualmente fracasan. Estas empresas efectivamente fracasan, luego de que sus propietarios/gerentes han pasado una gran cantidad de tiempo preocupándose y probablemente han utilizado todos sus activos personales tratando de cubrir los déficits operativos. No hay necesidad de que este tipo de complicación sea una parte integral de la administración de una empresa. En vez de ello, es fundamental PLANIFICAR y PROGRAMAR de forma que el flujo de caja de la empresa sea positivo.

La gestión del flujo de caja no tiene por qué ser misteriosa ni compleja. La clave al momento de gestionar la caja reside en sincronizar las entradas y las salidas. El análisis de flujo de caja inicia el proceso. Esto podría ser tan simple como acudir a su chequera o sistema contable y analizar sus recibos y desembolsos correspondientes a los últimos meses. Es probable que surja un patrón. ¿Cuáles son las fuentes de ingresos, y qué tan consistentes son de mes a mes? Además, ¿cuáles son los gastos, y con qué frecuencia se repiten de mes a mes? Luego mire el flujo de ingresos (Cuentas por cobrar) o su previsión de ventas para confirmar y predecir aún más las entradas de dinero en efectivo, y sus Cuentas por pagar para elaborar un patrón de desembolsos futuros necesarios. Compare los dos elementos. ¿Existe un flujo de caja positivo o negativo?

Si existe un flujo de caja negativo, el déficit debe cubrirse de alguna forma. Existen dos opciones. Gastar menos, u obtener más (incrementar los ingresos). Incluso si el flujo de caja es positivo, inspeccionar los elementos individuales podría mejorar aún más las operaciones. ¿Existen entradas o salidas de dinero en efectivo que pueden ser modificadas?

Las entradas de dinero en efectivo pueden incrementarse añadiendo dinero en efectivo proveniente de una fuente externa (generalmente una opción limitada o por única vez) o, más comúnmente, ofreciendo un descuento por pagos en efectivo o por pagos acelerados sobre cuentas por cobrar regulares (denominados "pagos rápidos"). Otra opción para las empresas que normalmente ofrecen crédito en cuenta abierta (el cual se convierte en Cuentas por cobrar), es ofrecer en lugar de ello tarjetas de crédito. Hoy en día, incluso una gran cantidad de clientes corporativos, incluyendo muchas agencias del gobierno federal, utilizan tarjetas de crédito para las compras, con el fin de ahorrarse muchos trámites internos.

Las salidas de dinero en efectivo a menudo pueden reducirse y/o retrasarse. Pueden reducirse eliminando ciertos costos (¿Usted realmente necesita un/una …?) Con frecuencia, las salidas de dinero en efectivo pueden retrasarse negociando o tomándose tiempos de pago más extensos que los cumplidos durante el pasado. Muchas pequeñas empresas pagan sus cuentas mensuales (sus Cuentas por pagar) más rápidamente de lo necesario, en un esfuerzo por mantener un buen historial crediticio. El criterio principal aquí, no obstante, no es necesariamente la rapidez con la que usted paga, sino la consistencia con la que paga. Si usted se inclina por pagar las facturas al final del mes en el cual las recibió, en vez de ello establezca una política de pagar a los 30 o 40 días posteriores a la recepción. Usted obtendrá automáticamente el equivalente al gasto correspondiente al período de una a tres semanas como una mejora por única vez en sus saldos de caja, y podría tener una mejor capacidad para alinear las salidas (gastos) y las entradas (recibos).

Comprenda lo que significa su propio ciclo de flujo de caja. Este proceso tomará tiempo y razonamiento - de otra forma no funcionará. Es fundamental tomarse un tiempo para experimentar con las combinaciones de diferentes alternativas. Un flujo de caja controlado, el resultado final de este proceso, recompensará por demás el tiempo y el esfuerzo que usted le haya dedicado. De hecho, podría salvar la vida de la empresa - así como el futuro del propietario/los gerentes.

Controle su empresa - no permita que ella lo controle a usted. Esto es una cuestión de SENTIDO COMúN.