Cómo elaborar un plan de negocios

Content provided by the Better Business Bureau

¡Se le ha ocurrido una gran idea para un producto o servicio insuperable! ¡Usted piensa que posee la tenacidad y la creatividad para ser un empresario! ¡Se desvive por experimentar lo que significa poner en marcha una pequeña empresa! Antes de lanzarse, sin embargo, es crucial que le dé forma a sus sueños y los enfoque. Esto significa crear una guía, lo cual se conoce como plan de negocios.

A largo plazo, formular un plan de negocios eficaz mejorará la probabilidad de convertir su añorado sueño en un éxito duradero. De momento, mientras se prepara para lanzar su empresa, un plan de negocios:

• aportará el vehículo para organizar sus ideas;
• lo ayudará a establecer objetivos realistas de corto y largo plazo;
• servirá como una valiosa herramienta de gestión, porque define metas realistas necesarias para lograr los objetivos;
• le permitirá compartir su visión con otros, incluso los mejores talentos que desea incorporar; y
• recopilará la información necesaria para atraer a los socios potenciales o para obtener fuentes de financiación.

CUÁNDO se debe preparar el plan de negocios

Usted debe empezar a preparar el plan tan pronto como decida que tiene una idea viable para un nuevo negocio. Esto le será útil para enfocar el gran número de ideas creativas que sin duda tiene en la cabeza. Y le evitará desperdiciar el tiempo luchando con estrategias que no van a resultar productivas para expandir un negocio.

QUÉ debe incluir en su plan de negocios

Cuando se estructura apropiadamente, el plan de negocios sirve como una herramienta útil de comunicación para atraer inversiones, financiación, empleados y socios empresariales estratégicos. Debe centrarse en ofrecer un mensaje atractivo y cohesivo que muestre la manera en que pretende "realizar la tarea". Su plan debe ser afinado, enfocado e integral, sin ser abrumadoramente largo. Limítelo a 30 páginas más o menos; tal vez 40 páginas en total con anexos para proyecciones financieras, hojas de vida de los ejecutivos, etc. Si su plan de negocios parece una tesis doctoral, es seguro que no se está comunicando con eficacia. Una buena redacción comercial es clara, concisa y fácil de leer.

Los planes de negocios constan de dos partes básicas: una descripción de la empresa y los datos financieros. En estas secciones se encuentran los elementos que le dan forma adicional y enfoque a sus estrategias. Cada paso lo forzará a hacerse preguntas difíciles y a escribir en detalle sus ideas e ideales empresariales.

1.  

2. Portada. Incluye el nombre legal completo de la empresa, la dirección, el número telefónico y de fax, la URL del sitio web y el nombre, número telefónico y dirección electrónica de la persona de contacto en su empresa. Su abogado puede aconsejarle si debe incluir o no una advertencia indicándole a los lectores del plan que el contenido es confidencial o pidiéndole que firmen una declaración de no divulgación.
3. Índice. Liste las distintas secciones del plan de una manera lógica, con los números de página correspondientes.
4. Resumen ejecutivo o declaración del propósito. Considere que éste es su plan de negocios en miniatura y limite el resumen a dos o tres páginas. Su propósito es presentar un argumento convincente de porqué sus productos y su empresa tendrán éxito. Destine esta sección para atraer al lector con un concepto empresarial, una visión o hitos de éxito elaborados cuidadosamente.

   Su objetivo debe ser encapsular, sucintamente, los motivos por los cuales un posible inversionista debería financiar su concepto empresarial y, a la vez, mencionar brevemente todos los otros elementos principales del plan (descripción del producto o servicio; propósito de iniciar la empresa; panorama actual de la competencia; estrategias de marketing y demás factores clave para el éxito; experiencia del equipo ejecutivo; estado financiero y necesidades).

   El resumen ejecutivo puede redactarse después de esbozar otras secciones del plan de negocios. De esa forma, podrá seleccionar los fragmentos relevantes del plan completo.

5. Descripción de la empresa

    

6. La empresa propiamente dicha. Describa el tipo de empresa, su estructura legal, los propietarios y socios, el consejo de administración/consejeros (si es aplicable), su sede y ventajas relacionadas, su producto o servicio, la estrategia y las metas de marketing y las acciones requeridas para alcanzarlas.
7. Los clientes. Esta sección define su base de clientes y explica claramente que usted entiende sus necesidades y deseos. Incluya información acerca de las características de los clientes potenciales, el tamaño, alcance y área geográfica del mercado para su producto/servicio; el porqué los clientes desearán comprarle a su empresa; cómo la imagen de su empresa influye en las decisiones de compra de los clientes; si espera que la base de clientes crezca; y como prevé generar y sostener la satisfacción de los clientes.
8. El producto. Esta sección debe dar información acerca del producto o servicio que venderá su empresa. Analice porqué su producto o servicio es deseado (¿qué necesidad satisface?); cuánto tiempo dura o es eficaz; cuánto tiempo le tomará a su empresa fabricar y distribuir el producto o servicio; cuál es la forma de distribución, entrega y servicio técnico del producto; el precio y costo del producto/servicio; y si en el futuro habrá servicios o productos relacionados.
9. Competencia y estrategia empresarial. Aquí es donde usted habla acerca de otras empresas en la misma línea de negocios, las fortalezas y debilidades de su empresa y su estrategia para el éxito. Presente un panorama de la industria, así como información específica acerca de la naturaleza de la competencia, las capacidades competitivas y debilidades de los principales competidores y de los productos/servicios competitivos. Analice las oportunidades existentes en su industria, así como todas las tendencias que serán beneficiosas o perjudiciales para su empresa.
10. Marketing y ventas. En esta sección se debe analizar la forma en que prevé alcanzar y atraer potenciales clientes. Incluya información acerca de su estrategia de marketing en general; explique la estrategia de precios de su empresa; detalle los métodos de venta y las actividades planificadas de publicidad, relaciones públicas y promociones/incentivos.
11. Operaciones. Explique como se organizará la empresa y como se gestionará día a día; señale los procedimientos de contratación y de personal; explique los contratos de seguros y de leasing o arrendamiento; indique el equipamiento necesario para producir sus productos o servicios; y explique la manera en que cualquier cambio demográfico o tendencia puede afectar la sede de la empresa.
12. Personal y gerencia de la empresa. Use esta sección para demostrar que ha armado un equipo ganador. Incluya un organigrama y haga una enumeración de las personas clave y sus respectivas responsabilidades, antecedentes/experiencia y salarios actuales. Presente los detalles de su plan de recursos humanos, incluida la información acerca de la fuerza laboral disponible, las remuneraciones y el paquete de beneficios estimados y el número previsto de empleados y los gastos de nómina a fin de año.

• Datos financieros. Aquí es donde usted demuestra que sabe lo que dice y tiene fundamentos para todo lo explicado en la sección anterior. Use esta sección para probar que ha evaluado los riesgos asociados con su emprendimiento. Incluya los estados y formularios financieros que documentan la solidez de su empresa y que justifican invertir en ella, y procure los servicios de un contador de buena reputación para que los revise antes de dar a conocer los datos. Entre los elementos que debe incluir en esta sección se encuentran:

• Presupuesto para la puesta en funcionamiento del negocio. Incluya las partidas principales, como inventario y costos de personal, así como partidas más pequeñas, como es el caso de servicios, depósitos de alquiler, etc.
• Presupuesto operativo mensual que cubra el primer año de la empresa.
• Presupuesto de capital para equipos.
• Requerimientos de inversión y rendimiento. Indique el monto y tipo (deuda o capital) de la inversión que usted busca y las condiciones. Presente un desglose detallado de cómo se usará el dinero; qué efecto tendrá ese capital sobre el potencial de crecimiento de la empresa; fecha para la cual se requiere el dinero; y todas las inversiones existentes en la empresa. Incluya detalles que muestran como los inversionistas recuperarán su dinero, reconociendo los peligros potenciales de invertir en su empresa.
• Balance. Si es una empresa nueva, incluya un balance personal que resuma sus activos y pasivos.
• Análisis del punto de equilibrio. Determine en qué punto de ventas dentro de un periodo dado se recuperan los gastos. ¿En qué momento la empresa empieza a ser rentable?
• Estado de pérdidas y ganancias. Incluya un resumen de tres años que presente los detalles de pérdidas/ganancias por mes para el primer año, y por trimestres para el segundo y tercer años. Indique los supuestos sobre los que se basan las proyecciones. Presente un breve análisis de los estados financieros.
• Proyecciones de flujo de caja. Esto muestra cuánto dinero requiere y en qué momentos, e indica de dónde provendrá el dinero. Presente proyecciones a tres años, basadas en tres diferentes potenciales de crecimiento (crecimiento esperado, mejor que lo esperado y peor que lo esperado).
• Nombre y dirección del abogado.
• Nombre de la persona que llevará los libros contables y descripción de su sistema de contabilidad e inventario.
• Nombre del banco, sede y representante.
• Solicitudes de préstamos.
• Conclusiones. Aquí se presenta la oportunidad de expresar su compromiso con el éxito de la empresa. Resuma las metas y objetivos de su empresa. Identifique los riesgos contingentes que su empresa enfrenta, incluso haga un análisis de dichos riesgos y precise los enfoques alternativos que puede asumir para manejarlos. Usted debe demostrar que posee las habilidades gerenciales para confrontar y sortear los problemas que surjan.
• Documentos de respaldo. Incluya las hojas de vida del personal; declaraciones de impuestos de los socios y estados financieros personales; reportes de capacidad crediticia; referencias financieras, personales y de clientes; propuestas de contratos de arrendamiento o compra de oficinas; materiales de publicidad; copias de licencias y otros documentos legales; datos de la industria; copias de cartas de intención de proveedores; y un cronograma con las fechas para presentaciones, registros, contratación de empleados, órdenes, entregas y todos los otros eventos descriptos en el plan.

¿QUIÉN más debe participar?

No piense que éste es un trabajo para una sola persona. Todo empresario se beneficia del consejo y la experiencia de los demás. Busque segundas y terceras opiniones, a lo largo del proceso de redacción, de familiares y mentores profesionales, colegas y consultores de confianza. Los distintos puntos de vista suelen ser valiosos, particularmente para señalar debilidades potenciales que pueden escapar a su atención o consideración. Una vez haya completado el plan, debe pedirle a su abogado y a su contador que lo revisen y aporten sus comentarios.

CÓMO presentar su plan de negocios

Una vez que su plan está finalizado, se pasa a la fase de presentación. Que sea simple. ¡No hay necesidad de abrumar a los lectores con gráficos o ilustraciones que distraen!

La portada debe ser la misma para el plan de negocios y para el resumen ejecutivo. Ubique la información en el centro de la portada y use un tipo de letra grande. Si lo desea, incluya una copia del logotipo de su empresa.

El texto del plan de negocios debe estar escrito elegantemente a máquina en un tipo de letra fácil de leer y ejecutivo, de tamaño 11 ó 12. Separe las secciones con saltos de página. Tenga cuidado con las tablas y gráficos, que deben ser fáciles de leer e interpretar. Separe los gráficos del texto y resalte las tablas. Verifique la ortografía cuidadosamente y pídale ayuda a otra persona para revisar el plan. Vuelva a revisar los datos financieros y las cifras; ¿la investigación que hizo es precisa y está actualizada?

Cubra el plan con una cubierta de plástico transparente y encuadérnelo con un filo en espiral y una contracubierta de vinilo oscuro en la parte de atrás.

Además de distribuir copias impresas del plan, debe estar preparado para hacer presentaciones personales. Usted y otros miembros de su equipo empresarial deben ser capaces de articular y discutir el plan con inteligencia y entusiasmo con las partes interesadas.

CÓMO USAR el plan de negocios

Una vez que el plan de negocios está completo, va a ser la herramienta principal para atraer a potenciales inversionistas y asegurar fuentes de financiación. También puede usar el plan como una herramienta de ventas cuando intente convencer a los mejores talentos y personal clave para que se incorporen a su empresa.

Cuando la empresa inicia sus operaciones, el plan se convierte en una herramienta útil de gestión y planificación. Considérelo como una guía maestra. Como dueño de una pequeña empresa, tendrá que hacer frente a distracciones diarias, listas interminables de tareas y demandas constantes de tiempo. Mantener el plan de negocios "en primera línea" le permitirá consultar la lista de objetivos todos los días, y asegurarse de que hace lo correcto para cumplir el plan con éxito. Use los cronogramas e hitos establecidos para medir el progreso y determinar si las proyecciones resultan precisas. Comparta el plan con los empleados para fomentar la unidad y mejorar su comprensión acerca del rumbo de la empresa.

¡Finalmente, recuerde que la planificación no termina con el plan! Si surgen impedimentos u obstáculos, debe volver al plan para establecer métodos alternativos para alcanzar las metas. Un buen plan de negocios debe dejar lugar para adaptar los cambios y eventos inesperados, ya que éste habrá de ser considerado como un "documento viviente". Es muy posible que tenga que modificar o abandonar pasos específicos dentro del plan de negocios debido al surgimiento de circunstancias fuera de su control. ¡Sea flexible y aprenda a adaptarse a las nuevas situaciones!

Si quiere consultar más información sobre planes de negocios

Recursos del gobierno:

SCORE®, Asesores de la Pequeña Empresa en los EE.UU. ("Counselors to America's Small Business"), es una asociación sin fines de lucro dedicada a la educación y formación de empresarios, el crecimiento y éxito de la pequeña empresa en todo el país. Su sitio web (www.score.org) ofrece una galería de plantillas, que los dueños de empresas pueden descargar para formular planes de negocios, y pueden consultar a un asesor empresarial de SCORE para rellenar los datos.

La Administración Federal para la Pequeña Empresa fue creada específicamente para asesorar y aconsejar a pequeñas empresas. Su sitio web (www.sba.gov) ofrece las bases de los planes de negocios, incluso información sobre cómo escribir un plan, los elementos que debe incluir y el resumen de un plan de negocios típico que sirve como guía.

Recursos privados:

Bplans.com (www.bplans.com) es una entidad cuyo propietario y operador es Palo Alto Software, Inc., que se ofrece como recurso gratuito para ayudar a los empresarios a planificar mejor sus negocios. El sitio contiene una amplia colección de muestras gratuitas de planes de negocios y otros elementos útiles, herramientas interactivas y recursos para planificar su empresa. Bplans.com ha ganado varios premios como un recurso valioso por su lenguaje en términos sencillos.

Inc.com (www.inc.com/home/index.html) proporciona artículos sobre cómo iniciar una empresa y desarrollar un plan de negocios.