Contratación de empleados

Content provided by the Better Business Bureau

Exceso de trabajo. Si cree que está haciendo malabares todo el tiempo con demasiadas tareas, está agotado por tener que atender crisis en lugar de concentrarse en las tareas diarias, no tiene tiempo para atraer potenciales clientes ni incursionar en nuevos mercados, ni tampoco tiene la oportunidad de mantener a su negocio en condiciones para lograr todo su potencial, es hora de solicitar ayuda. No importa cuánto trabaje, el día sólo tiene 24 horas.

Lo mismo se aplica a sus empleados. Los empleados que están sobrecargados, demasiado estresados y se sienten sobrepasados producirán menos de lo esperado. El incremento de horas extras puede ser otra señal de que necesita contratar más empleados. El exceso de horas extras puede ser ineficiente desde el punto de vista financiero y, seguramente, agotará a los empleados. La contratación de nuevos empleados puede eliminar estos problemas.

Necesidad de contar con habilidades o pericias específicas. Muchos pequeños empresarios piensan erróneamente que pueden hacerlo todo. Finalmente, llegan a un punto en donde deben reconocer que no tienen el tiempo ni las habilidades para realizar una función crítica para el éxito de la empresa. Sea honesto. ¿Hay un área de su negocio que se resiente porque no tiene un empleado con la experiencia y los conocimiento adecuados?

Ventas atrasadas. Tener pedidos atrasados puede ser un indicio de que necesita ayuda extra. Sin dudas vale la pena agregar un empleado en este momento para aprovechar un aumento repentino de la demanda de sus productos o servicios, aún si todavía no puede determinar si dicho aumento es temporal.

Servicio irregular de atención al cliente. Analice honestamente el nivel y rapidez del servicio de atención al cliente. ¿Está excediendo o incluso cumpliendo con las expectativas de sus clientes? Los clientes satisfechos son clientes que vuelven y que frecuentemente le recomendarán a otros las empresas que prestan un buen servicio. Contratar nuevos empleados puede mejorar su habilidad para complacer a los clientes existentes y atraer nuevos.

¿CUÁNTO costará?
Antes de tomar la decisión de incorporar uno o más empleados, deberá identificar los costos inherentes a la contratación de personal, para asegurarse de que verdaderamente puede afrontar ese gasto. Además del costo del salario, que debe ser competitivo, los contadores generalmente recomiendan presupuestar un 15-20% adicional para cubrir los seguros de accidentes de trabajo, impuestos sobre la nómina, deducciones impositivas y beneficios de nómina (si los ofrece). También querrá tener en cuenta el costo de la publicación de avisos para la búsqueda, tanto como cualquier equipamiento (teléfono, computadora, acceso a Internet) y muebles de oficina o suministros que el empleado necesite para hacer su trabajo.

Una vez determinado el costo total, determine si tiene la liquidez suficiente para cubrir los gastos. En caso contrario, debería replantear la decisión de contratar a alguien nuevo, o ver si tiene sentido contactar a una agencia de empleo temporal para conseguir ayuda de corto plazo. Algunos expertos sugieren que debe tener una reserva para cubrir los gastos de personal y gastos fijos un año, como mínimo, antes de ampliar el personal; de otro modo podría ser difícil mantener su negocio si llegara a pasar por un momento difícil.

ANTES de iniciar la búsqueda
Defina el puesto. No publique un aviso ni comience la búsqueda hasta que haya hecho una descripción del puesto que defina las necesidades de su negocio. Sea específico acerca de las tareas del puesto, las habilidades que se necesitan, características de personalidad adecuadas para el puesto, formación o años de experiencia requeridos, y cualquier otra información que pudiera identificar al candidato ideal. A continuación, determine el número de horas que se necesitarán para realizar las tareas del puesto.

¿Tiempo completo, temporal o subcontratado? Una vez que sepa la cantidad de horas y las habilidades que se necesitan, podrá decidir si tiene sentido contratar un empleado de tiempo completo, recurrir a un empleado temporal o encontrar un contratista independiente para realizar el trabajo. Generalmente conviene contratar a alguien de tiempo completo si el trabajo contribuye a la esencia del producto o servicio de su empresa. Si el puesto de trabajo que desea cubrir es secundario o no reviste particular importancia, podría considerar una contratación temporal o solicitar los servicios de una empresa externa. Tercerizar varios proyectos de trabajo (diseño de sitios web, desarrollo de materiales de marketing, servicios de nómina, etc.) es una forma de obtener ayuda profesional sin comprometerse a una relación a largo plazo. Si busca personal de menor nivel o si necesita cubrir una necesidad de corto plazo, quizá lo mejor es usar una agencia de empleo temporal.

Ofrezca un salario competitivo. Si no es generoso con los salarios y beneficios, se está perjudicando a sí mismo. Su objetivo debe ser atraer y retener el empleado mejor calificado para el puesto. Los pequeños empresarios no pueden darse el lujo de afrontar los gastos y las interrupciones que se originan por la constante rotación de personal. Hay un gran número de sitios web relacionados con los salarios que lo pueden ayudar a identificar el salario anual promedio (para su área geográfica) que correspondería pagar a cada categoría laboral.

CÓMO conseguir empleados
Hay muchas formas de encontrar un grupo de candidatos calificados. Si no está urgido, una forma "barata" de promocionar la búsqueda de personal es "echar una red" entre su círculo de amigos, familiares y colegas empresarios. Participe de reuniones locales de negocios o de su industria y mencione que está buscando a alguien que esté interesado en trabajar para una compañía pequeña o una nueva empresa. Infórmeles que tiene un puesto vacante, en caso de que ellos estén interesados o puedan pasarle el dato a alguien que tenga intención de cambiar de empleo.

Si decide publicar un aviso, redacte un texto tentador que atraiga al tipo de candidato que busca. Describa el puesto, las calificaciones clave y cualquier otra información importante que atraiga candidatos calificados. Publíquelo en un periódico local o en una publicación comercial o anuncie su vacante en un sitio web de anuncios laborales (existen bases de datos de trabajos locales y nacionales) que sea frecuentado por los candidatos deseados. Si su caso es el de una nueva empresa, menciónelo en el aviso, para atraer al tipo de personas que se sienten cómodas con los riesgos inherentes al lanzamiento de un negocio.

CÓMO realizar entrevistas
Mucha gente se ve bien en el papel. Muchas hojas de vida exageran. Lo mejor es siempre entrevistar a varios candidatos. Si tiene muchos candidatos entre los cuales elegir, es bueno realizar entrevistas telefónicas primero para poder descartar a los candidatos que no estén lo suficientemente calificados, identificar rápidamente a aquellos que parezcan tener las calificaciones necesarias y luego programar entrevistas personales. Ya sea en entrevistas telefónicas o en persona, las siguientes sugerencias le ayudarán a garantizar un proceso de entrevistas productivo y sin mayores dificultades.

Evite hacer preguntas que puedan ser consideradas ilegales o inapropiadas (tales como raza, orientación sexual, estado civil, religión o planificación familiar del candidato). Limite las preguntas a temas que estén relacionados con el trabajo. [Para recabar información adicional acerca de las preguntas que los expertos laborales consideran "imprudentes" para formular en una entrevista, visite el sitio web de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa: www.sba.gov/managing/growth/interview.html.]

Sea organizado y consecuente. De hecho, lo mejor es tener una lista de 10-12 preguntas para usar con cada entrevistado. Las preguntas deben solicitar información acerca de las cualidades del candidato, habilidades y experiencias laborales anteriores. Tome notas detalladas a medida que transcurre la entrevista. Las notas harán más fácil que se acuerde de cada candidato cuando sea el momento de tomar la decisión.

Actúe profesionalmente y sea sincero. La entrevista debe tener un clima formal y usted debe comportarse acorde a la situación. Las entrevistas no son el momento para ser impreciso o estar distraído. Sea abierto acerca de la naturaleza de su empresa, las obligaciones del puesto, el clima en el lugar de trabajo, su estilo de administración y cualquier otro factor que pueda ayudarle a usted y al candidato a decidir si serán compatibles.

Recuerde, una entrevista es una calle de doble sentido. No hable todo el tiempo, sino que debe dedicar la mayor parte de la entrevista a escuchar. Después de hacer una pregunta, mire al candidato y escuche cómo le responde y qué tiene que decir. Observe su lenguaje no verbal y la elección de vocabulario. Debe esforzarse por descubrir su personalidad y actitud hacia el trabajo, además de sus habilidades. Asegúrese de preguntar si tiene alguna pregunta antes de finalizar la entrevista.

Cuando se reúna en persona, pídale al candidato que "muestre" además de "decir". Pregúnteles cómo actuarían en situaciones de trabajo específicas. Si está contratando un asistente administrativo, pídale al candidato que encienda la computadora y que escriba una carta. Si está contratando una persona de marketing, pídale que actúe una situación en la que debe ser vendedor de alguno de sus competidores.

ERRORES comunes de contratación
No verificar las referencias. Con el permiso del candidato, comuníquese con la lista de referencias para saber si tiene la actitud para el trabajo y las cualidades apropiadas. Algunas veces los empleadores no querrán hablar de desempeño laboral ni de los atributos de ex-empleados, pero deben confirmar el nombre del empleado, la fecha de inicio del empleo, el cargo y salario. Siempre es bueno preguntar si el empleador volvería a contratar a esa persona. Pueden contestar "si" o "no" sin explayarse.

No consultar con las personas correctas dentro de la empresa. Si el nuevo empleado va a trabajar junto con otros empleados, debería pedirle a estos últimos su opinión antes de tomar una decisión. Cuando los empleados actuales tienen la oportunidad de reunirse con los candidatos, puede ser más fácil para ellos establecer una comunicación con "la persona nueva".

No tratar respetuosamente al candidato. Sea cortés y respetuoso con cada persona que entrevista. Recuerde, aunque termine por no contratar a esa persona, puede ser un cliente futuro y seguramente les hablará a otros de la percepción de su empresa. O bien, quizás pueda llega a necesitar de las cualidades de esa persona en el futuro, así que es mejor dejarle una buena impresión. Agradezca siempre al candidato por su tiempo e interés. Finalmente, explique el proceso de selección y ofrezca un marco de tiempo realista acerca de cuándo se tomará la decisión.

No dejar todo por escrito. Una vez que haya hecho una oferta de trabajo y que haya sido aceptada, ponga por escrito todas las condiciones negociadas con el nuevo empleado (salario, descripción del puesto, parámetros para recibir bonificaciones, criterios de evaluación del desempeño, fecha de inicio, cláusula de no competencia, etc.).

Elegir la agencia de empleo temporal (o el contratista independiente) equivocado, si elige ese camino. Deberá verificar cuidadosamente la reputación de varias agencias de empleo temporal (o contratistas independientes), antes de elegir una con la cual entablar relaciones comerciales. Averigüe por cuánto tiempo ha estado en funcionamiento y cuál es el historial de desempeño. Verifique con otros clientes para saber si les gusta la agencia. Las agencias de buena reputación están dispuestas a brindarle referencias de sus clientes. También, pregunte si la agencia está asegurada por accidentes de trabajo y responsabilidad civil. Finalmente, contacte a la BBB (Oficina de Buenas Prácticas Comerciales) para solicitar un informe acerca de la fiabilidad de la agencia o contratista.

FINALMENTE... ¡Manténgalos contentos!
Se ha tomado el tiempo y el trabajo de contratar a un empleado calificado: alguien que agrega valor a su empresa y contribuye a su éxito. ¡No suponga que su trabajo está hecho! La rotación de empleados es uno de los costos más elevados para una empresa de cualquier tamaño. Su objetivo ahora debe ser retener a ese empleado. Si no se toma el tiempo necesario para formar al nuevo empleado y dejar en claro sus expectativas, gastará más tiempo, dinero y esfuerzo buscando un reemplazo.

Tratar a su empleado justamente y con respeto lo ayudará a asegurar una relación laboral productiva, beneficiosa tanto para usted como para la empresa. Los empleados satisfechos suelen ser vitales y tienden a estar altamente motivados. Además de pagarles un salario competitivo, hay otros factores claves para poder retenerlos. Manténgalos informados y comprometidos, demuéstreles que valora sus contribuciones, reconozca un trabajo bien hecho, comunique sus expectativas claramente y hágales saber su opinión acerca de su desempeño de trabajo, además de brindar las herramientas y recursos de capacitación que pudieran necesitar para hacer bien el trabajo y para crecer en su área de experiencia.

PARA MAYOR INFORMACIÓN acerca de la contratación de empleados
El Departamento de Justicia de los EE. UU. (www.usdoj.gov/crt/ada/adahom1.html) ofrece información acerca de la contratación de empleados, conforme a la Ley de Protección de Ciudadanos Estadounidenses Discapacitados.

La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU. (www.eeoc.gov) suministra datos y consejos acerca de varias formas de discriminación en los empleos.

La Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (www.sba.gov) fue creada específicamente para asesorar y aconsejar a pequeñas empresas. Su sitio web brinda información para pequeñas empresas sobre la administración para el crecimiento, e incluye consejos acerca de cómo elegir la persona "correcta" para su empresa.