Cómo elaborar un presupuesto

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Cualquier intento que haga el dueño de una pequeña empresa de planificar un futuro comercial exitoso debe tener en cuenta cómo financiar ese plan. En otras palabras, un presupuesto describe en qué gastará su dinero y cuál será su origen. El presupuesto proyecta sus ingresos y sus gastos y establece una meta de resultados. También le permite saber, en cualquier momento, qué tan bien (o mal) le va a su empresa.

Sin un presupuesto, a usted le resultará difícil administrar su empresa, controlar su flujo de caja, asignar los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos, medir su progreso o invertir en nuevas oportunidades que pudieran surgir. Al elaborar cuidadosamente un presupuesto, usted se proporciona una importante herramienta de administración para orientar sus acciones cotidianas. Usted también obtiene una "fotografía financiera" de su futuro. Un presupuesto le permite identificar mejor los problemas antes de que ocurran y, si existiese la necesidad, alterar su curso de acción.

CUÁNDO elaborar un presupuesto

Usted necesitará un presupuesto a medida que formula su plan de negocios. De hecho, según lo indicado por el Centro de Mujeres Empresarias de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (Small Business Administration, SBA), "el primer presupuesto que prepara a menudo revela problemas con su plan y lo ayuda a determinar si pueden alcanzarse o no sus objetivos financieros". En otras palabras, calcular sus proyecciones de ventas y los costos de producción lo ayudará a orientar su pensamiento y a escoger un plan de acción que sea realista y alcanzable. Definitivamente, usted necesitará un presupuesto cuidadosamente elaborado antes de buscar y obtener financiación para una empresa incipiente. Y, tal como recomienda la SBA, usted debería crear un presupuesto antes de invertir dinero en equipamiento nuevo u otros activos, así como antes de firmar contratos de alquiler.

QUÉ debe incluir en un presupuesto

Un presupuesto es una previsión del "dinero que ingresa" y del "dinero que sale". Debería indicar:

• Los costos totales de puesta en funcionamiento del negocio;
• El monto de dinero en efectivo exigido para la mano de obra necesaria, los materiales y otros gastos asociados con operaciones cotidianas;
• Ventas y otras fuentes de ingresos necesarias para respaldar las actividades de su empresa; y
• Los resultados esperados.

ASPECTOS BÁSICOS de un presupuesto

Asegúrese de que sea sencillo, pero realista. No es necesario que los presupuestos sean complejos, y su elaboración no debería constituir un trabajo arduo. Comience tomando dos hojas de papel, una identificada como "Ingresos" y la otra "Gastos". Su objetivo será prever todas las fuentes de dinero y los gastos durante un período de 12 meses.

Si su empresa está establecida, usted puede utilizar la información histórica de ventas y costos para elaborar un presupuesto realista. Si aún no ha puesto en actividad a su empresa, deberá hacer algunas averiguaciones para determinar cuáles serán sus probables gastos. También deberá realizar un cálculo de los ingresos que espera generar, según el tipo de empresa, los competidores dentro de su mercado y los márgenes de ganancias o tasas de rendimiento sobre la inversión para empresas de tamaño y productos/servicios similares a la suya. No olvide incluir en el cálculo la inflación y otras variables del mercado.

Ingresos: La planilla de ingresos debe enumerar los ingresos por ventas y otras categorías importantes de producción de ingresos. Mantenga las categorías bastante amplias, concentrándose en las partidas clave. Al lado de cada categoría, calcule el monto objetivo mínimo mensual para los próximos 12 meses.

Las previsiones de ingresos o ventas se basan típicamente en una combinación de su historial de ventas y la expectativa de éxito de sus esfuerzos de venta en el futuro. Incluya en el cálculo cuántos productos espera vender o el número de clientes a los que espera prestar servicios; el precio que planea cobrar por sus productos y/o servicios; y cuánto crecerán las ventas con el transcurso del tiempo. Evalúe con atención sus esfuerzos de marketing planificados, sus competidores, la demanda potencial de su producto o servicio y el estado de la economía local, regional o nacional.

Gastos: Éstos constituyen el total de sus costos fijos y variables. Enumere todos los costos principales y calcule los gastos máximos mensuales para cada categoría.

En la categoría de gastos variables, usted deberá incluir el costo de las materias primas o bienes para reventa, si su empresa ofrece un producto. Si la suya es una empresa de servicios, su mayor gasto variable probablemente sea el costo de mano de obra. Otros ejemplos de costos variables son los impuestos sobre la nómina, las comisiones por ventas, las horas extras y los gastos de viajes, publicidad, reparaciones y mantenimiento, así como los gastos de flete/entrega.

Los gastos fijos incluyen el alquiler, los seguros, los costos financieros, los impuestos sobre las propiedades, la depreciación de los equipos, los servicios públicos, los costos de mantenimiento edilicio, los salarios de personal administrativo y los gastos de oficina.

Los costos de capital incluyen la compra de equipos informáticos o, en caso de que corresponda, el edificio donde se aloja su tienda u oficina.

Ganancias: Luego de hacerse una idea de los ingresos por ventas y los costos, usted puede proyectar su ganancia o rendimiento de inversión. Restar el gasto total de los ingresos por ventas le brindará una estimación del ingreso neto. Su empresa debe generar una ganancia suficiente como para que tenga un rendimiento del dinero que invirtió cuando inició su empresa y para cobrar un salario.

Si el primer borrador de presupuesto proyecta una ganancia neta que no resulta suficiente para mantener la operatividad de su empresa, o que le paga menos de lo que ganaría si trabajara en cualquier otro lugar a cambio de un salario semanal, vuelva sobre sus pasos y reajuste sus cálculos. Tendrá que aumentar las proyecciones de ingresos por ventas, reducir los costos, o hacer un poco de ambas cosas.

Los presupuestos TRIMESTRALES constituyen el paso siguiente

Luego de haber elaborado un presupuesto mensual para el primer año, prepare presupuestos trimestrales para el segundo y el tercer años. Esto le permitirá controlar su progreso durante los meses siguientes, para detectar problemas y hacer correcciones.

ERRORES a evitar

Las estrategias financieras repentinas podrían dar resultado en el corto plazo, pero no garantizan el éxito financiero a largo plazo. Evitar algunos errores comunes lo ayudará a elaborar un presupuesto que cubra sus necesidades actuales y sus metas futuras.

Asegúrese de que sea realista. Un presupuesto no realista no valdrá siquiera el papel en el que está impreso. No sea demasiado optimista en relación a las previsiones de ventas ni ignore convenientemente sus necesidades financieras inmediatas. Solo se engañará a si mismo. Más aún, usted podría afectar su búsqueda de financiación, y además privará a su empresa de una útil herramienta de gestión.

No escatime en detalles. Incluya suficiente información para permitirle controlar el flujo de caja, los costos de producción y el capital de trabajo.

¿Se acordó de los impuestos? No olvide sus probables obligaciones fiscales hacia el Tesoro de los Estados Unidos. Su presupuesto debería prever el pago de impuestos de ventas adeudados sobre ganancias y retenciones a empleados, así como impuestos estatales y federales.

Tome en cuenta la estacionalidad. ¿Su empresa provee un servicio (tal como el paisajismo o el paleo de nieve) para el cual la demanda varía según la estación? En ese caso, incluya ese aspecto en su presupuesto. Si usted es minorista, le convendría proyectar ventas más altas durante las tradicionales compras de la temporada navideña.

Consulte a las personas idóneas. Involucre en el proceso a las personas apropiadas desde el principio. Internamente, el personal con responsabilidades financieras definitivamente debería tener un rol, así como aquellas personas que lideren proyectos específicos y el personal responsable de planificar los objetivos de venta y los costos de producción. También le convendría buscar opiniones de su contador público al momento de preparar su plan de presupuesto.

Tenga en cuenta el presupuesto anterior y el nuevo. La información histórica sobre ventas y costos puede ser útil, pero no debería ser el único factor de orientación. También debería evaluar cuáles son sus planes futuros y cómo puede ser su entorno competitivo. Ajuste sus cálculos, según sea necesario, para reflejar los aumentos de precios, la inflación y otros factores variables.

CÓMO utilizar su presupuesto

Una vez que usted haya elaborado un presupuesto, manténgalo "en primer plano". Revíselo con frecuencia (como mínimo en forma trimestral, pero convenientemente una vez al mes), y modifíquelo a medida que surja la necesidad. Mantener su presupuesto actualizado le proporciona una útil flexibilidad. Además, le demostrará si está avanzando o no en el camino hacia el logro de sus objetivos establecidos en el plan de negocios.

Seguramente querrá hacer el seguimiento de sus ingresos y sus gastos reales. Se recomienda que compare todos los meses sus ingresos reales con el presupuesto de ventas o con los objetivos de ingresos. Si no alcanza el objetivo fijado en su presupuesto, pregúntese porqué. Si los ingresos superan el nivel presupuestado, determine qué factores generaron un incremento en los beneficios. Compare los factores de tiempo para determinar si está realizando o no las proyecciones apropiadas.

También le convendría revisar en forma regular sus gastos reales en comparación con los costos previstos. Ello lo ayudará a predecir mejor sus costos futuros. Preste atención a las diferencias que existieron entre sus costos fijos y los de su presupuesto. ¿Sus costos variables estaban en consonancia con su volumen de ventas? Analice cualesquiera razones que puedan haber generado desviaciones. ¿Existieron diferencias como consecuencia de la oportunidad de sus gastos, costos imprevistos o algún otro factor?

Si su análisis demuestra que necesita generar más ingresos que los que obtiene, deberá ajustar sus planes. ¿Debería incrementar las ventas? O bien, quizá deba buscar formas de reducir los costos. Quizá tenga más sentido reducir sus expectativas de ganancias.

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN acerca de cómo elaborar presupuestos para pequeñas empresas

El Centro de Mujeres Empresarias de la SBA (www.onlinewbc.gov) ofrece información acerca de cómo "elaborar un presupuesto en una pequeña empresa", que incluye un resumen de los datos y aspectos básicos para confeccionar un presupuesto. La Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (www.sba.gov) fue creada específicamente para asesorar y aconsejar a pequeñas empresas. Su sitio web ofrece información sobre cómo confeccionar un presupuesto para pequeñas empresas.

Si planea establecer una nueva empresa dentro de un campo o sector industrial en particular, evalúe la posibilidad de consultar a las asociaciones comerciales y empresarias pertinentes, ya que ellas facilitan investigaciones y recursos valiosos a los miembros actuales y potenciales de su industria. Muchas de ellas emiten boletines y organizan talleres, conferencias y seminarios con información de utilidad para aquellas personas que ingresan a ese sector del comercio. Puede buscarlas en Internet o consultar un directorio de asociaciones en la biblioteca pública más cercana.