Cómo administrar la productividad durante los meses de verano

Content provided by the Better Business Bureau

Es ese momento del año en el que los empleados empiezan a pensar en sus vacaciones estivales. ¿Qué puede hacer su empresa para asegurar que no se altere el funcionamiento durante los meses de verano? ¿Cómo puede hacer para mantener alto el nivel de productividad de sus empleados?

La Oficina de Buenas Prácticas Comerciales (Better Business Bureau, BBB) sugiere elaborar ahora un plan que le permita a cada empleado tomarse ese tiempo libre tan merecido, sin causar dificultades ni dolores de cabeza a su empresa y, en definitiva, a sus clientes.

• Haga que sus empleados le notifiquen con anticipación la fecha en que les gustaría tomarse sus vacaciones para planificar la cobertura de los puestos y evitar que varios de ellos estén ausentes al mismo tiempo.
• Confeccione un cuadro o tabla de horarios que le permita llevar un registro visual de las vacaciones solicitadas y que sirva de recordatorio al momento de planificar proyectos y administrar el flujo de trabajo.
• Capacite en forma cruzada a sus empleados ahora a fin de minimizar los efectos de que algunos compañeros se ausenten varios días o semanas, al mismo tiempo, durante los meses de verano. Aunque algunas tareas pueden esperar una semana o dos durante la ausencia del empleado, las fechas de entrega críticas, los requerimientos imprevistos y las emergencias no pueden esperar.
• Haga que sus empleados preparen una lista de sus tareas más importantes que incluya instrucciones sobre cómo realizarlas.
• Haga que sus empleados preparen una lista de todos los clientes, proveedores, asistencia técnica y cualquier otra persona que deba ser contactada en caso de una emergencia.
• Asegure la distribución de la carga de trabajo y establezca prioridades para el equipo que se queda en oficina o local mientras otros están de vacaciones. Nada socava más la moral del empleado y disminuye la productividad que tener demasiado trabajo debido a una deficiente planificación de gestión.
• Considere la posibilidad de contratar personal temporario para cubrir las ausencias durante el verano o, de ser posible, contrate pasantes. Con frecuencia, los pasantes trabajan por créditos para la universidad en lugar de un salario concreto.
• Reconozca, recompense y motive a los miembros de su equipo que tomen responsabilidades adicionales. Sea creativo al ofrecer incentivos para los que realizan trabajo extra, y elógielos en público cada vez que tenga la oportunidad.